Trata-se do órgão mais importante, o coração da vida associativa é o espaço onde os associados podem expressar a sua opinião e decidir através do seu voto.
Compete-lhe todas as deliberações sobre questões fundamentais da vida da Associação, como sejam a destituição dos titulares dos seus órgãos, a aprovação do balanço, a alteração dos estatutos, a extinção da associação e a autorização para esta demandar os dirigentes por factos praticados no exercício do cargo. Este órgão possui uma Mesa composta no mínimo por três elementos, dos quais um é o presidente e os outros podem ser dois secretários ou um secretário e um vogal.
Os objectivos das reuniões da Assembleia Geral consistem em apreciar os relatórios das actividades efectuadas no ano anterior, aprovar os relatórios de contas, planear o trabalho a fazer nos anos seguintes, eleger os órgãos sociais e aprovar sugestões relativas à política e actividades futuras.
As convocatórias para as reuniões da Assembleia Geral dependem de factores que estão relacionados com a dimensão da associação, com a maior ou menor dispersão das moradas dos sócios, com o meio ambiente onde está inserida, etc. Assim, deixamos alguns exemplos que podem ser considerados:
- -aviso aos associados, por correio, e aviso por anúncio num órgão da imprensa local;
- -através de boletim próprio;
- -por aviso nas instalações da associação e por anúncio num órgão da impren- sa local.
A antecedência mínima para os avisos deve ser de 8 dias, devendo a convo- cação indicar o dia, hora, local da reunião e a respectiva ordem de trabalhos. Só serão válidas as deliberações tomadas sobre matéria estranha à ordem do dia, se todos os associados comparecerem à reunião e todos concordarem.
A assembleia não pode deliberar, em primeira convocação, sem a presença de pelo menos metade dos seus associados. Os estatutos podem exigir um número de votos superior ao fixado por lei. (No caso de se tratar de uma Assembleia Geral para apresentação de relatório).
A ordem de trabalhos normalmente compõe-se pelos seguintes pontos:
Ponto 1 – Desculpas por Ausência
O presidente da Mesa é quem habitualmente preside à reunião. Numa organi- zação pequena pode ser conveniente mencionar todos aqueles que enviaram pedidos de desculpa por não se encontrarem presentes.
Ponto 2 – Acta da última Reunião
Certas organizações fazem circular uma cópia da acta juntamente com o relatório anual imediatamente a seguir à reunião a que se referem. Assim, não é necessário lê-la novamente na reunião seguinte. Em muitos casos, o presidente da Mesa considera a leitura da acta da reunião feita no ano ante- rior uma simples perda de tempo, dado que os actuais membros já nem sequer são necessariamente os mesmos que a ela assistiram e pede, portan- to, autorização para que se considere lida a referida acta. Qualquer que seja o método adoptado, a acta deve ser formalmente aprovada na reunião, assi- nada e datada pelo presidente.
Ponto 3 – Discurso do Presidente da Mesa
O ponto seguinte da ordem de trabalhos corresponde ao discurso do presi- dente. O presidente deve dar uma ideia geral do trabalho realizado no ano transacto, deixando os factos e os números para os relatórios. Contudo, deve-
-se ter o cuidado de evitar repetições desnecessárias em relação aos mesmos.
Ponto 4 – Apresentação do Relatório Anual
Em seguida, é a vez da apresentação do relatório. Depois desta apresentação, cabe ao presidente da Mesa desencadear o mecanismo para o esclarecimento de dúvidas e comentários que conduzirá à apresentação da moção que será votada.
Ponto 5 – Aceitação do Relatório
A partir deste momento os participantes encontram-se informados sobre o que se realizou no ano anterior, sendo que para o efeito tiveram oportunidade para se prenunciar sobre o trabalho desenvolvido, encontrando-se agora em condições de contribuírem de modo mais efectivo para a planificação do ano ou dos anos que se seguem.
Os livros da organização devem ser colocados à disposição de qualquer mem- bro que deseje consultá-los.