RESPONSÁVILIDADES DO SECRETÁRIO/A

O secretário/a de qualquer associação tem uma posição bastante interessante e importante. O funcionamento eficaz da instituição depende dele; é dele que irradiam as diferentes actividades, tem mais a ver com o funcionamento práti- co.

Os deveres de um secretário são puramente executivos, devendo manterse em contacto contínuo com o presidente. É seu dever organizar o trabalho rotineiro, tratar toda a correspondência, enviar as convocatórias de todas as reuniões, definir ordens de trabalho juntamente com o presidente, fazer mi- nutas, escrever o relatório anual, fornecer informações úteis, etc.

Numa entidade de dimensões razoáveis existem funcionários que executam algumas tarefas que o secretário lhes delega, no entanto, há organizações em que é o próprio secretário que realiza todo o trabalho. Cabe ao secretário a responsabilidade de definir um local para guardar os livros e documentos da associação, e não permitir que sejam misturados com qualquer outra coisa.

Assim e para simplificar o procedimento devem ser organizadas pastas para:

• -cartas pendentes;
• -os vários assuntos que estão pendentes;
• -o arquivo dos assuntos que já foram tratados mas que por vezes é necessário consultar;
• -ficheiros de correspondência;
• -minutas;
• -guardar as folhas do fundo de maneio e um local onde guardar o dinheiro destinado ao mesmo fundo;
• -base de dados dos vários associados;
• -documentação da constituição da Colectividade (Escritura Pública, Diário Oficial onde foram publicados os Estatutos, cópias das primeiras actas, cópia de Regulamento Interno, etc.);
• -contratos vários (títulos de propriedade, arrendamento(s), cartão de pessoa colectiva, água/luz/telefones, seguros, etc.).

Qualquer que seja o sistema adoptado, deve ser simples, metódico e estar suficientemente bem organizado para que, no caso do secretário ou da pes- soa responsável ter algum impedimento, outra pessoa, possa continuar o tra- balho sem problemas. Hoje em dia, com a ajuda do sistema informático e de um conjunto vasto de ferramentas que já existem, a tarefa de organização administrativa da associação encontra-se muito mais facilitada.

• -A correspondência deve ser respondida o mais rapidamente possível. A recepção de dinheiro deve ser sempre acusada na volta do correio.

Sugere-se que a correspondência recebida seja arquivada por ordem alfabéti- ca e cronológica, após o registo em livro próprio, permitindo, assim, o con- trolo mais fácil da mesma, uma vez que, nesse registo deve constar:

• -o número de entrada;
• -a identificação da entidade que envia ou para onde é enviada a carta;
• -a data.

Recomenda-se que o seu arquivo tenha presente as seguintes regras:

• -as empresas e instituições são arquivadas pelos nomes seguidos;
• -os nomes individuais, pelo último apelido e depois o primeiro nome e os se- guintes;
• -não se consideram os artigos e preposições. Só utilizadas em caso de empate;
• -são distribuídas à Direcção para despacho cópias da correspondência que foi arquivada, por forma a evitar extravios desagradáveis;
• -este tipo de procedimento facilita a pesquisa posterior caso seja necessário.
• -a correspondência expedida deve ser registada no livro de registo próprio e deve ser sempre efectuada em três vias (original, uma cópia para arquivar no copiador geral e a outra para o arquivo).
• -o Copiador Geral deve estar organizado por ordem numérica, ou seja, deve ter em conta número de saída do documento (número de ordem do livro de registo de correspondência expedida).
• -No arquivo geral, a segunda cópia deve ser arquivada por ordem alfabética e, dentro desta, por ordem cronológica.
• -Para as pequenas despesas do dia-a-dia (ex.:material de escritório), o secretário necessita de um fundo de maneio. Este dinheiro é facultado pelo tesoureiro. As despesas pagas com o fundo de maneio existente, devem ser devidamente docu- mentadas e devem constar num folha de caixa. Em cada início do mês e mediante o dinheiro que sobrou do mês anterior, o saldo inicial é reposto tendo em conta uma quantia previamente definida. É também conveniente possuir um cofre com fechadura para guardar este fundo.

“O dinheiro pessoal e o da organização nunca se devem misturar, por forma a garantir uma boa gestão.”

As contas superiores a um dado valor pré-definido são normalmente pagas pelo tesoureiro através de cheque.

• -Outro dos deveres do secretário é o envio de convocatórias, geralmente efectua- do por correio ou fax, a propósito de todas as reuniões. Convocar uma reunião por telefone ou por contacto pessoal directo não é o procedimento correcto e facil- mente provoca erros quanto à data, ao local, etc. As datas e as ordens de trabal- hos devem ser combinadas previamente com o presidente.
• -O secretário deve fazer o registo do que se passa em cada reunião através de uma acta.

As actas devem ser escritas em todas as reuniões onde seja tratado qualquer assunto relativo à organização.

O método mais vulgar para a elaboração da acta consiste em passar a escrito, após a reunião, as notas que foram sendo tomadas durante a mesma; mas  se proceder deste modo, convém escrever as actas o mais rapidamente pos- sível, enquanto ainda se recorda de tudo o que aconteceu.

As actas devem ser condensadas e objectivas. Devem, portanto, registar todos os factos importantes e o resultado das discussões, mas os detalhes das discussões em causa e a conversa irrelevante devem ser omitidos.

Na introdução da acta devem constar: dia/hora, local, presenças, ordem de trabalhos.

Seguidamente, surgirá o  relato dos trabalhos, das propostas apresentadas e  o respectivo resultado das votações, bem como as declarações de voto quan- do existirem.

Remata-se a acta que, depois de escrita, deve ser apresentada ao presidente para aprovação, podendo ser depois duplicada e entregue a cada membro da Direcção. Deve também ser reduzida a escrito em livro próprio para o  efeito  e depois assinada pelos membros que estiveram presentes. Este livro é cons- tituído, normalmente, por cinquenta ou cem folhas, todas numeradas sequen- cialmente e rubricadas pelo presidente. Tem também um termo de abertura e um termo de encerramento, que podem ter mais ou menos os seguintes moldes:

TERMO DE ABERTURA:

 “Vai este livro servir de Livro de Actas da Direcção, o qual contém ___ folhas, numeradas de um a ______, todas rubricadas com ___________, rubrica de que faço uso.

Seixal, _________________________ O Presidente da Direcção”

TERMO DE ENCERRAMENTO:

 “Este livro de __________ folhas numeradas e rubricadas, serviu para regis- to de presenças dos membros, nas reunião de Direcção da _____

________________________ realizadas entre _________ e __________.

cidade, _________________________ O Presidente da Direcção”

• Todas as organizações, por muito pequenas que sejam, devem apresentar um relatório anual, onde são indicadas as iniciativas tomadas durante o ano e que é proposto à aprovação dos associados no decurso da Assembleia Geral Ordinária. É dever do secretário compilar este relatório, tarefa em que é normalmente auxiliado pelo