O tesoureiro é responsável pelas transacções financeiras da colectividade ou associação. Os seus deveres consistem em:
- -fazer a gestão das quotas;
- -pagar contas;
- -examinar gastos;
- -manter em dia os livros de contas (quando não existe alguém responsável pela contabi- lidade);
- -dar informações sobre a posição financeira da organização;
- -preparar o relatório e contas a apresentar à Assembleia Geral Ordinária;
- -aconselhar quanto ao uso de fundos para fins especiais e sobre as finanças da organiza- ção em geral.
Para fazer a contabilidade da organização, caso ela não tenha contabilidade organizada, não é necessário dispor de muitos livros. Um livro de bancos, um livro de caixa e um ficheiro de correspondência serão os essenciais. Hoje em dia, com as novas tecnologias ao nível da informática, os livros em papel podem ser substituídos por programas simples que por vezes são criados na própria associação. No caso da organização ter contabilidade organizada, esta deve ser da responsabilidade de um especialista que pode ou não per- tencer à associação.
Não existem regras definidas quanto à escrita do livro de caixa. Os títulos Receitas e Despesas ou Débito e Crédito são igualmente correctos; as receitas devem ser escritas à esquerda e as despesas à direita.
No livro de caixa é registado tudo o que é pago ou recebido por caixa. A informática facili- ta bastante este procedimento porque em excel pode ser criada uma folha para cada mês do ano, onde se faz o registo das entradas e das saídas. Estes registos devem ser sem- pre acompanhados por um recibo ou factura/recibo que comprova a despesa. Todos os documentos devem ser guardados em pastas devidamente organizados por meses, não devem apenas ser registados.
Há também quem acompanhe os documentos (facturas/recibos, recibo, ou outros) com uma folha de pagamento/recebimento onde identifica e caracteriza a operação.
O livro de caixa deve ser mantido em dia, a fim de permitir conhecer em qualquer momen- to a posição financeira da organização.
Existem livros de bancos, tal como os de caixa, à venda já preparados para o efeito, no entanto também podem ser criados em ficheiros de excel, construindo um para cada conta com várias folhas consoante o mês do ano.
Este registo deve sempre ser acompanhado por documento justificativo. No caso de ser efectuado um depósito (entrada de dinheiro para a associação), toda a infor- mação referente ao mesmo deverá ser anexada na pasta adequada, o talão de depósito com o número correspondente ao da folha de banco, a cópia de cheque (caso tenha sido pagamento por cheque) e a cópia do documento emitido pela asso- ciação (recibo ou outro documento comprovativo do recebimento).
Se se tratar de um levantamento (saída de dinheiro da conta da associação) a infor- mação resultante do mesmo deverá ser anexada com o número correspondente ao da folha de banco, emitida uma nota de despesa e documento comprovativo da despesa (factura e respectivo recibo ou documento equivalente).
Quando se trata de uma transferência bancária, o banco envia um talão a avisar que entrou ou que saiu dinheiro conforme se trate de um recebimento ou de um pagamento. O talão de aviso do banco deve ser arquivado na respectiva pasta e posteriormente registado na folha do banco como entrada ou saída. O número que lhe foi atribuído na folha do banco deve constar no documento. Em anexo deve ser colocada uma folha de pagamentos/recebimentos interna da associação a identi- ficar a operação.
De vez em quando, a caixa deve ser conferida para que se verifique se o valor da sua folha corresponde ao valor físico existente. Para se obter o valor dos bancos, basta somar os saldos das várias contas pelos extractos e compará-
-los com os das folhas do banco. Por vezes, podem existir diferenças que resultem, por exemplo, de despesas que o banco cobra para realizar algumas operações. Pode também acontecer que algum cheque que já foi entregue para pagamento ainda não tenha sido descontado. Portanto, há que ter atenção e periodicamente fazer uma comparação entre o extracto bancário e a folha de banco correspondente.
O tesoureiro deve fazer periodicamente um resumo da situação financeira da associação para apresentar nas reuniões. Quando este não puder estar pre- sente, deve enviá-lo ao secretário que o divulgará aos outros membros.
Atenção:
Quando a associação dispõe de contabilidade organizada, periodicamente deve enviar os documentos devidamente organizados numa pasta para o TOC (Técnico Oficial de Contas) classificar e apurar os impostos.
Será prudente garantir que qualquer gasto elevado ou não habitual seja con- venientemente autorizado e registado em acta, para deste modo precaver problemas futuros.
O tesoureiro deve apresentar a situação financeira da organização periodica- mente. Se o fizer de forma regular, facilita a preparação do relatório de con- tas anual a apresentar à Assembleia Geral Ordinária.
Ao preparar um relatório de receitas e despesas, o tesoureiro deve verificar primeiro todas as receitas pelo livro correspondente e pelos talões de conta bancária, ou os recibos no caso de pagamentos feitos em dinheiro. Deve verificar se os documentos estão todos correctamente numerados, etc. Se a contabilidade for rigorosa, a preparação de um relatório simples não será difícil.
O balanço é obtido deduzindo as despesas das receitas; a quantia resultante deve ser comparada com o dinheiro disponível na conta bancária e com as quantias existentes em dinheiro, de forma o mais simplista possível.
Depois de analisado e aprovado em Assembleia Geral, o relatório de contas será acrescentado ao relatório anual de actividades, juntamente com a lista de quem o assina.
- LISTADO DE SOCIOS ACTUALES : LISTAGEM DO SOCIOS